Werkzeuge: Viele Dateien oder Mails einzeln verarbeiten

Sollen viele Dateien oder Mails jeweils gelesen und bewertet werden („Prüfe alle 50 Rechnungen und liste Betrag, IBAN und Fälligkeit auf“), liest der Assistent sie nicht nacheinander selbst. Das würde seinen Kontext füllen und an das Ausgabelimit des Modells stoßen. Stattdessen nutzt er das Werkzeug Elemente einzeln verarbeiten (process_items): Jedes Element wird in einem eigenen Durchlauf mit frischem Kontext gelesen, und der Assistent bekommt eine Tabelle mit einer Zeile je Element und den Feldern, nach denen Sie gefragt haben. Mit dieser Tabelle arbeitet er weiter, schreibt etwa eine Datei oder beantwortet Ihre Frage.

Wann es greift

• Ab etwa drei Dateien oder Mails, die einzeln gelesen werden müssen, entscheidet der Assistent selbst, das Werkzeug zu nutzen. Sie müssen es nicht ausdrücklich verlangen.
• Pro Aufruf sind höchstens 100 Elemente erlaubt (Voreinstellung, einstellbar bis 200). Passen mehr Dateien auf das Muster, wird der Aufruf abgelehnt, nicht gekürzt. Grenzen Sie dann Dateimuster oder Ordner ein, etwa „nur die PDFs im Ordner 2026-10“. Dasselbe gilt für eine zu lange Mail-Liste.
• Je Element liefert der Durchlauf höchstens 12 Felder.

Drei Quellen

Quelle	Was verarbeitet wird	Voraussetzung
Arbeitsordner	Dateien im angehängten Arbeitsordner, wahlweise mit Dateimuster (z. B. *.pdf) und Unterordner	Desktop, Arbeitsordner angehängt → Arbeitsordner & Git
Ordner-Werkzeug	Dateien im Stammordner eines von der Administration eingerichteten Ordner-Werkzeugs	Desktop, Ordner-Werkzeug mit Leserecht, für Chat bzw. Agenten freigegeben → Ordner als Werkzeug einrichten (Desktop)
Mails	Mails eines Mail-Kontos	Mail-Werkzeuge verfügbar → E-Mail

Gelesen wird je nach Datei mit PDF-Dokument lesen, Office-Dokument lesen oder Datei lesen, bei Mails mit E-Mail lesen, beim Ordner-Werkzeug mit dessen eigenen Lesefunktionen. Ein Durchlauf nutzt nur Lesewerkzeuge, die auch dem Assistenten selbst zur Verfügung stehen.

Was Sie dafür tun

• Im Chat: Hängen Sie den Arbeitsordner an, oder sorgen Sie dafür, dass Mail-Werkzeuge bzw. ein Ordner-Werkzeug verfügbar sind. Ohne passendes Lesewerkzeug bietet der Chat das Werkzeug gar nicht an.
• Im Agenten: Haken Sie im Tab Tools Elemente einzeln verarbeiten an, dazu die passenden Lesewerkzeuge (PDF-Dokument lesen, Office-Dokument lesen, Datei lesen, E-Mail lesen) oder das Ordner-Werkzeug. → Agenten

Was Sie zurückbekommen

Der Assistent erhält eine Tabelle: je Element eine Zeile mit Ihren Feldern, einem Status und gegebenenfalls einem Grund. Jedes Element taucht auf, auch wenn es nicht gelesen werden konnte.

Status	Bedeutung
ok	Element gelesen, Felder gefüllt.
fehlgeschlagen	Element konnte nicht gelesen oder ausgewertet werden, z. B. ein gescanntes PDF ohne Textebene oder eine Zeitüberschreitung. Der Grund steht in der Zeile.
Ausgabelimit	Die Antwort war für das Modell zu lang, auch nach einem zweiten Versuch.
abgebrochen	Element nicht mehr verarbeitet, weil das Zeitbudget des Aufrufs erreicht war.

Die Durchläufe lesen nur: Sie schreiben, senden oder ändern nichts. Was aus der Tabelle folgt, etwa eine zahlungen.csv, erledigt der Assistent danach selbst mit seinen üblichen Werkzeugen.

Fortschritt und Abbrechen

Im Chat erscheint während der Verarbeitung ein Schritt process_items im Aktivitätsbereich, z. B. „Elemente 3/10 (1 fehlgeschlagen)“. Er wird nach jedem fertigen Element aktualisiert und mindestens alle 30 Sekunden. In Agentenläufen steht derselbe Fortschritt im Laufprotokoll. In der Voreinstellung laufen bis zu vier Elemente gleichzeitig.

Stoppen Sie die Antwort, wird die Verarbeitung abgebrochen und das bisherige Ergebnis verworfen.

Zeitgrenzen

• Je Element hat ein Durchlauf 120 Sekunden. Bricht die Antwort am Ausgabelimit ab, gibt es einen weiteren Versuch.
• Ein Aufruf hat im Chat insgesamt etwa 15 Minuten. In einem Agentenlauf hält das Werkzeug zusätzlich Zeit zurück, damit der Agent mit der Tabelle noch weiterarbeiten kann.
• Was bei Ablauf des Budgets nicht fertig ist, steht als abgebrochen in der Tabelle; der Aufruf liefert die Tabelle trotzdem.

Personenbezogene Daten

Bei aktivem PII-Schild gilt für die Durchläufe dasselbe wie beim Lesen im Chat:

• PDF- und Office-Inhalte werden geprüft. Das Modell eines Durchlaufs sieht personenbezogene Daten nur als Platzhalter.
• Textdateien (z. B. .txt, .csv, .md) gehen wie im Chat unverfälscht an das Modell. → Arbeitsordner & Git
• Die Feldwerte verlassen den Durchlauf im Klartext, damit z. B. echte IBANs in eine Datei geschrieben werden können. Bevor der Assistent die Tabelle sieht, wird sie erneut pseudonymisiert.
• Beim Ordner-Werkzeug gilt dessen Einstellung PII-ausgenommen.
• Ist bei einem Agenten „Gelesene Inhalte nicht auf personenbezogene Daten prüfen“ eingeschaltet, gilt das auch für seine Durchläufe. → Agenten

Mehr dazu: Der PII-Schild

Kosten

Jeder Durchlauf ist ein eigener Modellaufruf. Die Kosten zählen zur Chat-Antwort bzw. zum Agentenlauf, aus dem das Werkzeug aufgerufen wurde. Im Chat prüft CompanyWizard vor dem Start, ob Ihr Nutzungslimit noch reicht.

Trockenlauf und Bestätigung

• Direkt im Chat läuft das Werkzeug immer echt. Einen Trockenlauf gibt es im Chat nicht.
• Im Trockenlauf eines Agenten wird das Werkzeug unterdrückt wie ein schreibendes Werkzeug, weil es kostenpflichtige Modellaufrufe auslöst. Der Agent bekommt dann keine Tabelle. → Einen Agenten anlegen und im Trockenlauf testen
• Delegiert der Chat an einen Agenten, der Elemente einzeln verarbeiten will, fragt der Assistent vorher nach Ihrer Zustimmung, wie bei Schreibaktionen. → Agent-Delegation im Chat

Grenzen einstellen

Administratoren können die Grenzen im Konfigurationsabschnitt Chat:ProcessItems ändern (als Umgebungsvariable z. B. Chat__ProcessItems__MaxItems). Werte außerhalb des Bereichs werden auf die nächste Grenze gesetzt. Ausnahme ist ToolTimeoutSeconds: Der Wert wird unverändert übernommen. Liegt er bei 15 Sekunden oder darunter, scheitert jeder Aufruf mit einem Hinweis darauf.

Schlüssel	Voreinstellung	Bereich	Bedeutung
MaxItems	100	1–200	Höchstzahl Elemente je Aufruf
Parallelism	4	1–16	Gleichzeitige Durchläufe
ItemTimeoutSeconds	120	1–3600	Zeit je Element und Versuch in Sekunden
ToolTimeoutSeconds	900	über 15	Gesamtzeit eines Aufrufs in Sekunden
MaxIterationsPerItem	4	1–20	Modellschritte je Durchlauf

Web und Desktop

• Arbeitsordner und Ordner-Werkzeug gibt es nur im Desktop. → Zwei Bereitstellungsmodi — Web vs. Desktop
• Mails gehen in der Web-Variante nur, wenn die Administration die Mail-Werkzeuge für den Chat freigeschaltet hat (Mail:ChatToolsEnabled). Auf einem mit dem Server gekoppelten Desktop braucht es ein lokal eingerichtetes Mail-Konto.

Tipp für Skill-Autoren

Wenn ein Skill viele Dateien braucht, kann die SKILL.md den Weg vorgeben, z. B.: „Lies jede Rechnungs-PDF im Arbeitsordner einzeln mit process_items (Felder: Empfänger, IBAN, Betrag, Verwendungszweck), schreibe die Tabelle als zahlungen.csv und rufe dann das Skript sepa_from_csv auf.“ So kommen die Daten aus vielen Dokumenten zusammen, ohne den Kontext zu füllen, und das Skript rechnet mit den Originalwerten. Wie Skript-Skills funktionieren und was sie voraussetzen: Skript-Skills: Python-Skripte in Skills bauen, freigeben und nutzen