Admin-Tab: Metadaten (Vokabulare)

Admin

Der Tab Administration → Metadaten (in der Gruppe Wissensdatenbank) verwaltet die Vokabulare: die Auswahllisten, aus denen Metadaten-Felder in Editor, Import und Admin-Formularen ihre Werte anbieten. Welche Werte hier stehen, entscheidet mit darüber, wer ein Dokument sieht und wie gut es sich wiederfinden lässt.

Vor dem großen Import anpassen. Die Voreinstellungen sind ein allgemeines Set für kleine und mittlere Unternehmen. Passen Sie die Vokabulare an Ihre Organisation an, bevor Sie viele Dokumente importieren oder größere Umbauten vornehmen. Werte lassen sich nicht umbenennen, und CompanyWizard ändert bereits vergebene Werte in bestehenden Dokumenten nicht nach — eine spätere Änderung trifft jedes Dokument einzeln.

Die Vokabulare

Links steht die Liste der Vokabulare, rechts bearbeiten Sie das ausgewählte.

Vokabular	Voreinstellung	Eingabe im Feld
Abteilung	Verwaltung, Personal, Finanzen & Buchhaltung, Vertrieb, Marketing, Kundenservice, Einkauf, IT, Recht & Compliance, Projekte	frei, mit Vorschlägen
Bereich	Kunden, Produkte & Leistungen, Prozesse & Abläufe, Qualität, Datenschutz & Sicherheit, Arbeitsschutz, Systeme & Werkzeuge, Strategie & Unternehmen, Wissen & Weiterbildung, Kommunikation	frei, mit Vorschlägen
Typ	Notiz (`note`), Anleitung (`howto`), Richtlinie (`policy`), Prozessbeschreibung (`process`), Checkliste (`checklist`), Vorlage (`template`), FAQ (`faq`), Nachschlagewerk (`reference`), Bericht (`report`), Protokoll (`meeting`), Konzept (`plan`), Übersicht (`moc`)	frei, mit Vorschlägen
Status	Entwurf (`draft`), In Prüfung (`in-review`), Gültig (`active`), Veraltet (`outdated`), Archiviert (`archived`)	frei, mit Vorschlägen
Wissensrollen	Admin, Geschäftsführung, Führungskraft, Mitarbeiter, Auszubildende & Praktikanten, Externe, Betriebsrat	nur Werte aus der Liste
Sprache	Deutsch (`de`), Englisch (`en`)	nur Werte aus der Liste
Klassifizierung	Öffentlich (`public`), Intern (`internal`), Vertraulich (`confidential`), Streng vertraulich (`strictly-confidential`), Geheim (`secret`)	nur Werte aus der Liste — schreibgeschützt

Die Tabelle zeigt die deutschen Voreinstellungen. Abteilung, Bereich und Wissensrollen erhält eine englischsprachige Installation mit englischen Werten. Bei Status, Typ, Sprache und Klassifizierung nennt die Tabelle den angezeigten Namen, in Klammern steht der gespeicherte Wert.

Die Klassifizierung stammt aus den Wissens-Einstellungen und lässt sich hier nicht bearbeiten. Für Schlagwörter gibt es kein Vokabular.

Gespeicherter Wert und Anzeigename

Bei Status, Typ, Sprache und Klassifizierung speichert CompanyWizard einen neutralen Wert wie draft, note, de oder internal. CompanyWizard schreibt und liest diese Werte selbst, ebenso Automationen, der Sync und die Skills. Deshalb bleiben sie in jeder Sprache gleich. Im Frontmatter eines Dokuments steht also weiter status: draft.

Die Oberfläche zeigt dafür einen Namen:

Hat ein Admin dem Wert einen Anzeigenamen gegeben, erscheint dieser.
Sonst erscheint die Übersetzung in der Oberflächensprache des jeweiligen Benutzers, also „Entwurf“ oder „Draft“. Im Web sieht jeder Benutzer seine Sprache.
Gibt es keine Übersetzung, erscheint der gespeicherte Wert.

Auch Typen, die nur CompanyWizard vergibt, haben einen Namen: generated-image erscheint als Generiertes Bild, attachment-index als Anhangsübersicht. Sie stehen nicht im Vokabular.

Auf der Seite Metadaten steht der Name oben und der gespeicherte Wert klein darunter, sobald beide sich unterscheiden.

Abteilung, Bereich und Wissensrollen speichert CompanyWizard dagegen direkt in der Sprache der Installation. Ihr Wert ist zugleich ihr Name.

Voreinstellungen für Wissensrollen, Abteilung und Bereich

Wissensrollen, Abteilung und Bereich kommen in der Sprache der Installation:

Desktop — in der Sprache, die Sie im Setup-Assistenten wählen. Wurden die Listen bis zum Abschluss des Assistenten nicht geändert, stellt CompanyWizard sie auf diese Sprache um.
Web — in der Sprache aus der Konfiguration Metadata:SeedLanguage, Standard Deutsch.

Die beiden Listen ergänzen sich: Die Wissensrolle beschreibt das Verhältnis einer Person zur Firma, die Abteilung den Fachbereich. So lässt sich etwa „nur Führungskräfte aus dem Vertrieb“ ausdrücken. Admin ist der Marker „nur Admins“, den CompanyWizard selbst vergibt — lassen Sie ihn stehen. Die Kernleistung Ihrer Branche (etwa Entwicklung, Mandatsbearbeitung oder Produktion) steht bewusst nicht im Set; legen Sie sie als eigene Abteilung an.

Bereich und Abteilung beantworten verschiedene Fragen: Die Abteilung sagt, wem ein Dokument gehört. Der Bereich ist ein Themenfeld quer dazu. So gehört „Datenschutz bei Kundenanfragen“ der Abteilung Kundenservice und liegt im Bereich Datenschutz & Sicherheit. Deshalb heißt kein Bereich wie eine Abteilung.

Bestehende Installationen behalten ihre bisherigen Listen, auch ältere Werte wie en-GB, runbook oder completed. Für diese Werte zeigt die Oberfläche ebenfalls übersetzte Namen, etwa „Englisch (UK)“, „Betriebshandbuch“ oder „Abgeschlossen“. Ein späterer Wechsel der Oberflächensprache ändert die Listen nicht.

Werte pflegen

Hinzufügen — Wert eingeben, optional einen Anzeigenamen, dann Hinzufügen. Doppelte Werte lehnt CompanyWizard ab, Groß- und Kleinschreibung zählt dabei nicht.
Aktiv — deaktivierte Werte bleiben für bestehende Inhalte gültig, werden aber bei neuen Auswahlen ausgeblendet.
Nach oben / Nach unten — legt die Reihenfolge in den Auswahllisten fest.
Löschen — entfernt den Wert sofort und ohne Rückfrage. Dokumente, die ihn tragen, behalten ihn.
Umbenennen gibt es nicht. Wer einen Wert ersetzen will, legt den neuen an, deaktiviert oder löscht den alten und ändert betroffene Dokumente einzeln.

Beobachtete Werte außerhalb des Vokabulars

Bei den frei eingebbaren Feldern (Abteilung, Weitere Abteilungen, Bereich, Typ, Status) merkt sich CompanyWizard Werte, die jemand eingetippt hat und die nicht im Vokabular stehen — etwa im Editor der Wissensdatenbank, beim Import oder in den Formularen für Benutzer und Tresore. Sie erscheinen im Abschnitt „Beobachtete Werte außerhalb des Vokabulars“:

Übernehmen macht den Wert zu einer regulären Option.
Verwerfen entfernt ihn aus der Liste, ohne ihn aufzunehmen.

So sehen Sie, welche Begriffe Ihre Nutzer tatsächlich verwenden, und können das Vokabular daran ausrichten.

Wo die Werte auftauchen

Import — im Verarbeitungsdialog die Felder Zugriffsrollen, Abteilung und Klassifizierung; in der Prüfansicht alle Metadaten-Felder. → Ein Dokument importieren und freigeben
Wissensdatenbank — die Metadaten-Felder im Editor eines Dokuments.
Benutzer — Wissensrollen und Abteilung eines Nutzers. → Nutzerverwaltung
Tresore — erlaubte Rollen und Abteilungen sowie die Standard-Zugriffsrollen eines Tresors. → Einen Vault anlegen und Zugriffsrechte vergeben

Warum Wissensrollen und Klassifizierung zählen

In gemeinsamen Vaults sieht ein Nutzer ohne Admin-Rolle ein Dokument nur unter diesen Bedingungen:

Dokumente mit der Klassifizierung public sieht jeder angemeldete Nutzer.
Sonst braucht das Dokument mindestens eine Wissensrolle, die auch der Nutzer hat, und seine Klassifizierung darf die Freigabestufe des Nutzers nicht übersteigen.
Fehlen Wissensrollen oder ist die Klassifizierung unbekannt, bleibt das Dokument verborgen.

Stimmen die Wissensrollen der Nutzer und der Dokumente nicht überein, fehlen Dokumente also in Suche und Antworten, ohne dass ein Fehler erscheint. → RBAC & Vertraulichkeitsstufen

Grenzen & Hinweise

Admin-only. Lesen dürfen die Vokabulare alle angemeldeten Nutzer, weil die Auswahllisten sie brauchen.
Die Vokabulare legen nicht fest, in welchem Ordner ein Dokument landet — den Zielordner wählen Sie beim Import selbst.