Werkzeuge: E-Mail

Ist ein E-Mail-Konto konfiguriert, kann der Assistent das Postfach durchsuchen, Nachrichten und Anhänge lesen, E-Mails als bearbeitet markieren oder archivieren, Antwort-Entwürfe anlegen und Nachrichten versenden. Diese Werkzeuge erscheinen erst, wenn ein Konto eingerichtet ist → E-Mail-Postfächer.

Werkzeug	Zweck	Art	Verfügbar
Postfach durchsuchen (SearchMailbox)	Findet E-Mails nach Absender, Betreff, Datum oder Inhalt.	Lesen	wenn konfiguriert
E-Mail lesen (ReadEmailBody)	Öffnet den Nachrichtentext einer E-Mail.	Lesen	wenn konfiguriert
Anhang herunterladen (DownloadEmailAttachment / DownloadMailAttachment)	Lädt einen E-Mail-Anhang zur Weiterverarbeitung.	Lesen	wenn konfiguriert
Als bearbeitet markieren (MarkEmailProcessed)	Kennzeichnet eine E-Mail als erledigt.	Schreiben	wenn konfiguriert
E-Mail archivieren (ArchiveEmail)	Verschiebt eine E-Mail ins Archiv.	Schreiben	wenn konfiguriert
Antwort-Entwurf anlegen (CreateReplyDraft)	Legt eine Antwort als Entwurf im Ordner „Entwürfe“ des Postfachs ab, ohne sie zu senden. Nur Microsoft 365 und IMAP.	Schreiben	wenn konfiguriert
E-Mail senden (SendEmail)	Versendet eine Nachricht.	Schreiben	wenn konfiguriert
In die Wissensdatenbank ablegen (ImportToKnowledgeBase)	Legt eine E-Mail oder einen ihrer Anhänge über die Import-Pipeline als Artikel ab. Nur für Agenten.	Schreiben	wenn konfiguriert, Agent mit „Ausführen als“

Wo ein Anhang landet: In der Desktop-App speichert der Assistent einen heruntergeladenen Anhang im angehängten Arbeitsordner, sonst im Ausgabeordner; unter der Antwort zeigt ein Datei-Chip ihn im Ordner. Ein Agent mit Ablageziel speichert den Anhang stattdessen im Ziel, beim Tresor-Ziel im Unterordner attachments/. → Wohin speichert CompanyWizard Dokumente?, Agenten verketten

Versand-Sicherheit: SendEmail läuft über das abgesicherte Org-SMTP — feste Absenderadresse und eine Empfänger-Allowlist; der Assistent kann nicht an beliebige Adressen schreiben.

Antwort-Entwürfe: CreateReplyDraft legt die Antwort im Ordner „Entwürfe“ ab, als Antwort mit der Original-Mail verknüpft und mit dem Original darunter. Gesendet wird nichts: Du öffnest den Entwurf in deinem Mailprogramm, prüfst ihn und schickst ihn selbst ab. Bei aktiviertem PII-Schutz stehen im Entwurf die echten Namen und Adressen, nicht die Platzhalter. Ein POP3- oder Exchange-(EWS-)Postfach und ein IMAP-Server ohne gemeldeten Entwurfsordner können keine Entwürfe aufnehmen; der Assistent sagt dir das. Im Probelauf eines Agenten wird kein Entwurf angelegt, der Aufruf erscheint nur im Plan.

Viele Mails einzeln auswerten: Sollen mehrere Mails je gelesen und bewertet werden, liest der Assistent jede in einem eigenen Durchlauf und bekommt eine Tabelle mit einer Zeile je Mail. → Werkzeuge: Viele Dateien oder Mails einzeln verarbeiten

Abgrenzung: Dies sind die eingebauten Mail-Werkzeuge des Assistenten. Davon zu unterscheiden ist das konfigurierbare Postfach-Werkzeug, das Administratoren als eigene Datenquelle anbinden — dessen Einrichtung beschreibt ein eigener Artikel (wz-11).

Mails und Anhänge in der Wissensdatenbank ablegen

Ein Agent mit einer Mail-Quelle kann Mails oder Anhänge mit ImportToKnowledgeBase in einem Wissens-Tresor ablegen. Den Inhalt sieht das Modell dabei nicht: Es nennt nur Quelle und Ziel, die Antwort ist eine Zeile (Pfad, „schon vorhanden“ oder der Grund einer Ablehnung).

Parameter	Bedeutung
sourceKind	mail (die Mail selbst als ein Artikel, Anhänge als verlinkte Dateien) oder attachment (ein Anhang als eigener Artikel, die Mail selbst wird nicht abgelegt).
mailAccountName, handle	Konto und Mail-Kennung, unverändert aus der Mail-Liste übernommen.
attachmentName	Nur bei attachment: Dateiname so, wie ihn ReadEmailBody auflistet.
vaultSlug, folder	Ziel-Tresor und Ordner darin (leer = Tresor-Wurzel).
tags, classification	Optional. Ohne Klassifizierung gilt die Standardklassifizierung des Tresors.
converter	Nur bei attachment: standard (Voreinstellung) oder ocr für Scans.

Voraussetzungen und Rechte

• Der Agent muss als Benutzer laufen („Ausführen als“). Ohne Benutzer wird das Werkzeug nicht angeboten.
• Der Agent legt nur dorthin ab, wohin sein Benutzer auch manuell importieren darf. Schreibgeschützte Tresore lehnt das Werkzeug ab.
• Hat der Agent ein Ablageziel „Tresor“, gibt das Ziel den Tresor vor; folder liegt unterhalb des Zielordners (ein Ordner, der schon im Ziel liegt, bleibt, wie er ist). Ohne Unterordner erlauben legt das Werkzeug direkt im Zielordner ab. → Agenten verketten
• Während der Lizenz-Nachfrist wird nichts abgelegt (die Mail bleibt offen und verbraucht keinen Versuch).

Verhalten

• Dubletten: Was schon in der Wissensdatenbank liegt, wird übersprungen („schon vorhanden“). Wurde der Artikel gelöscht, wird er beim nächsten Mal neu abgelegt.
• Anhangs-Artikel heißen „JJJJ-MM-TT Dateiname.md“ (Datum der Mail). Gibt es den Namen schon, folgt „ (2)“; nichts wird überschrieben.
• HTML-Mails werden mit dem HTML-Teil zuerst übernommen, Links und Bilder bleiben erhalten. Mit Ablageziel „Tresor“ bestimmt die Mail-Ablage des Agenten die Form: Inhalt legt bereinigtes Markdown ab (Newsletter-Layouts werden zu Text, Online-Bilder bleiben), Darstellung behält das Layout. ReadEmailBody liefert reine HTML-Mails ebenfalls als bereinigtes Markdown. → Agenten verketten
• Scans: Ein PDF ohne erkannten Text wird nicht abgelegt; das Werkzeug bittet, es mit converter: "ocr" erneut zu versuchen. OCR braucht ein konfiguriertes OCR-Modell.
• IMAP-Ordner: Die Mail-Werkzeuge arbeiten auch in anderen Ordnern als dem Standardordner; die Kennung enthält dazu den Ordner.

Wenn das Ablegen scheitert: Die Mail-Quelle behält ihren Lesestand, die Mail wird beim nächsten Lauf erneut angeboten. Nach 3 Versuchen wird sie übersprungen; ein Versuch ist ein Lauf pro Mail, nicht ein Werkzeugaufruf. Der Lauf bleibt „erfolgreich“; vor der Zusammenfassung steht ein Warnblock mit zwei Gruppen: wird beim nächsten Lauf erneut versucht und nach 3 Versuchen übersprungen, bitte von Hand ablegen. Ablehnungen wegen der Konfiguration (Konto, Tresor, schreibgeschützt) zählen nicht als Versuch; die Mail-Quelle behält ihren Lesestand und bietet die Mails bei jedem Lauf erneut an, bis die Konfiguration behoben ist.

Grenzen

• Mails ohne Message-ID lassen sich nicht als Dublette erkennen.
• Sehr kurze echte Anhänge (unter etwa 50 Buchstaben und Ziffern) gelten als „ohne Text“.
• Geplante Agenten laufen in der Desktop-App nur, solange die App geöffnet ist.

Rezept 1: Newsletter-Agent

Mail-Quelle mit Absenderfilter (newsletter@a.de, info@b.de). Prompt-Vorlage:

Du sortierst eingehende Mails. Für jede Mail:
1. Entscheide anhand von Absender, Betreff und Vorschau, ob es ein Newsletter oder Werbung ist.
2. Newsletter: Rufe ImportToKnowledgeBase mit sourceKind "mail" auf, vaultSlug "default",
   folder gemäß Tabelle. Rufe MarkEmailProcessed erst auf, nachdem das Ablegen gelungen
   oder „schon vorhanden“ gemeldet wurde.
3. Werbung: nur MarkEmailProcessed, nichts ablegen.
4. Unsicher: ablegen mit tags ["pruefen"] (Tags sind kleingeschrieben ohne Umlaute, daher nicht „prüfen“). Lieber eine Werbemail zu viel als ein verlorener Newsletter.

Absender -> Ordner:
newsletter@a.de -> Newsletter/A
info@b.de       -> Newsletter/B

Rezept 2: Belege-Agent

Mail-Quelle ohne Absenderfilter. Prompt-Vorlage:

Für jede Mail:
1. Rufe ReadEmailBody auf (du brauchst die Liste der Anhänge).
2. Entscheide anhand von Absender, Betreff, Text und Dateiname: Angebot, Rechnung oder nichts.
3. Für jeden PDF-Anhang einer Rechnung: ImportToKnowledgeBase mit sourceKind "attachment",
   attachmentName wie aufgelistet, vaultSlug "default", folder "Rechnungen/2026".
   Angebote: folder "Angebote/2026".
4. Meldet das Werkzeug „kein Text erkannt“, wiederhole den Aufruf mit converter "ocr".
5. MarkEmailProcessed erst, nachdem alle Anhänge abgelegt oder „schon vorhanden“ sind.
   Betrifft die Mail weder Rechnung noch Angebot: nur MarkEmailProcessed.

Agenten legst du an wie in → Agent anlegen und testen; Postfächer → E-Mail-Postfächer.