Admin-Tab: E-Mail-Postfächer (IMAP/POP3/EWS/Microsoft 365)

Im Admin-Tab Postfächer (Gruppe Integrationen) richten Sie E-Mail-Konten ein, die CompanyWizard als Quelle (Mails importieren) und – sofern aktiviert – als Versandweg nutzt. Diese Seite ist die Konfigurationsreferenz; was die Funktion fachlich leistet, beschreibt E-Mail-Postfächer.

Unterstützte Protokolle

• IMAP – empfohlen für die meisten Mailserver.
• POP3 – einfacher Abruf ohne serverseitige Ordnerstruktur.
• EWS (Exchange Web Services) – für On-Prem-/Hybrid-Exchange.
• Microsoft 365 (Exchange Online) – über Microsoft Graph, ohne Passwort: Das Konto wird mit dem Microsoft-Konto eines Administrators verbunden. → Microsoft 365 einrichten

Felder je Konto

Allgemein: Name (technische ID), Anzeigename, Protokoll, Benutzername, Passwort (beim Bearbeiten leer lassen = unverändert), Aktiviert.

Für IMAP/POP3: Host, Port, TLS verwenden (Standard an), Zertifikatswiderruf prüfen (bei TLS), Standardordner (IMAP, z. B. INBOX), Timeout (5–300 s).

Für EWS: Auth-Typ (Passwort oder NTLM), Domäne (bei NTLM), Service-URL (z. B. https://mail.example.com/EWS/Exchange.asmx), Exchange-Version. Zeigt die Service-URL auf outlook.office365.com, weist das Formular darauf hin, das Konto auf Microsoft 365 umzustellen – Microsoft stellt EWS für Exchange Online ein.

Für Microsoft 365: Postfachadresse und Standardordner (z. B. Inbox). Host, Port, Passwort und Timeout entfallen. Die Postfachadresse ist optional: leer bedeutet Ihr eigenes Postfach – beim Verbinden trägt CompanyWizard die Adresse Ihres Microsoft-Kontos ein. Für ein freigegebenes Postfach tragen Sie dessen Adresse ein.

Microsoft 365 (Exchange Online)

Voraussetzung

Microsoft Graph ist unter Admin → Systemeinstellungen → „Microsoft Graph / SharePoint” eingerichtet. → Microsoft SharePoint einrichten

• Desktop: Schnellstart (evanto-App) oder eigene App.
• Web: nur mit eigener App samt Clientgeheimnis. Ohne sie meldet „Mit Microsoft verbinden” im Formular, dass die Anmeldung nicht gestartet werden konnte, und nennt den Grund.

Die App braucht zusätzlich zu den SharePoint-Rechten die delegierten Berechtigungen Mail.ReadWrite und Mail.ReadWrite.Shared (Lesen, als gelesen markieren und in einen Archivordner verschieben – im eigenen und in freigegebenen Postfächern) sowie Mail.Send und Mail.Send.Shared (Systemmails über das Postfach senden, siehe unten). Eine bereits bestehende eigene App-Registrierung bekommt sie, ohne dass Sie ins Entra-Portal müssen: Lassen Sie auf einem Desktop den Bereitstellungsassistenten erneut laufen (Admin → Systemeinstellungen → Microsoft → „Registrierung automatisch anlegen” bzw. „SharePoint für die Website einrichten”). Er ergänzt die Berechtigungen und erteilt die Administratorzustimmung gleich mit. → Bereitstellungsassistent

Verbinden

1. Konto mit Protokoll Microsoft 365 (Exchange Online) anlegen und Speichern.
2. „Mit Microsoft verbinden” – auf dem Desktop öffnet sich die Microsoft-Anmeldung (still, wenn Sie schon angemeldet sind), im Web werden Sie zu Microsoft weitergeleitet und landen danach wieder im Tab Postfächer.
3. Das Konto zeigt „Mit Microsoft verbunden”; prüfen Sie den Zugriff mit „Verbindung testen”.

Das Konto läuft danach mit Ihrer Microsoft-Anmeldung – auch für Agenten und Workflows, die ohne Sie laufen. Ein anderer Administrator übernimmt es, indem er selbst „Mit meinem Microsoft-Konto neu verbinden” wählt.

Zustimmung (Administrator, organisationsweit)

Microsofts Standard-Zustimmungsrichtlinie (von Microsoft verwaltet) nimmt die Postfach-Berechtigungen Mail.ReadWrite und Mail.ReadWrite.Shared ausdrücklich von der Benutzerzustimmung aus – gleich, von wem die App stammt. → Ohne Administrator geht es nicht Praktisch heißt das: Ein Administrator (mindestens Cloud-Anwendungsadministrator) setzt beim ersten Verbinden im Zustimmungsdialog das Häkchen „Im Namen Ihrer Organisation zustimmen”.

Als Rückfall: Scheitert das Verbinden an der fehlenden Zustimmung, zeigt das Formular unter der Meldung den Knopf „Zugriff für Ihre Organisation freigeben”. Er öffnet die Freigabeseite von Microsoft für genau die App, mit der diese Installation angemeldet ist; ein Administrator stimmt dort einmal zu, danach wählen Sie erneut „Mit Microsoft verbinden”. Bei eigener App steht darunter der Hinweis auf den Bereitstellungsassistenten: Die Freigabe umfasst nur Berechtigungen, die in der Registrierung eingetragen sind – fehlen die Mail-Berechtigungen dort noch, ergänzt sie zuerst der Assistent.

Wer den Schnellstart schon vor den Postfächern genutzt hat, wird beim ersten Verbinden eines Postfachs erneut um Zustimmung gebeten – die evanto-App fordert jetzt zusätzlich die Mail-Berechtigungen an.

Freigegebene Postfächer

• Das verbundene Microsoft-Konto braucht Vollzugriff auf das freigegebene Postfach (Exchange Admin Center → Empfänger → Postfächer → Postfach wählen → Delegierung → Lesen und verwalten).
• Neu erteilte Rechte greifen erst nach etwa 15 Minuten, manchmal später. Bis dahin meldet der Test „Postfach oder Ordner nicht erreichbar” – kurz warten und erneut testen.

Systemmails über das Postfach senden

Ein verbundenes Microsoft-365-Postfach kann auch die Systemmails versenden – Anmeldecodes, Benachrichtigungen und Mails aus dem Senden-Werkzeug –, ganz ohne SMTP-Passwort. Das ist der Weg, wenn Microsoft die Passwort-Anmeldung an smtp.office365.com abschaltet. Eingestellt wird es unter Systemeinstellungen → SMTP → „Microsoft-365-Postfach“. → OTP-Anmeldung einrichten

• Das Postfach braucht eine eingetragene Adresse; sie ist der Absender.
• Bei einem freigegebenen Postfach braucht das verbundene Konto „Senden als“ oder „Senden im Auftrag von“.
• Solange das Postfach die Systemmails sendet, lässt es sich nicht löschen, deaktivieren oder auf ein anderes Protokoll umstellen; das Formular nennt dann den Grund. Stellen Sie zuerst in den Systemeinstellungen den Versandweg um.

Verbindung testen

Nach dem Speichern eines Kontos steht Verbindung testen bereit. Der Test meldet Erfolg (optional mit Nachrichtenanzahl) oder die konkrete Fehlerursache. Für neue, noch nicht gespeicherte Konten ist der Test deaktiviert.

Bei Microsoft-365-Konten nennt der Test zusätzlich Grund und nächsten Schritt:

• „Microsoft-Verbindung erforderlich” – das Konto ist nicht verbunden, oder die Anmeldung ist abgelaufen bzw. hat keinen Postfachzugriff (z. B. nach einer Passwortänderung oder geänderten Richtlinie). → Konto erneut mit Microsoft verbinden.
• „Postfach oder Ordner nicht erreichbar” – Adresse oder Ordnername falsch, kein Vollzugriff auf das freigegebene Postfach, oder die Rechte sind noch nicht wirksam (siehe oben).

Export / Import

Die Kontoliste lässt sich als JSON exportieren (mail-accounts-export-<Datum>.json) und wieder importieren – mit Vorschau und Konfliktbehandlung (vorhandene Konten überspringen oder überschreiben). Passwörter werden verschlüsselt in der Datenbank gespeichert und nie im Klartext angezeigt.

Microsoft-365-Konten werden ohne Verbindung exportiert – die Verbindung gehört zur Anmeldung auf dieser Installation. Nach dem Import zeigt das Konto „Verbindung erforderlich”; einmal „Mit Microsoft verbinden”, dann ist es einsatzbereit. Dasselbe gilt nach dem Wiederherstellen einer Desktop-Sicherung auf einem anderen Rechner: Der Test meldet dann „Microsoft-Verbindung erforderlich”.

Grenzen & Hinweise

• Erfordert die Rolle Administrator.
• Verfügbar in Web- und Desktop-Modus.
• Der eigentliche Mail-Versand wird zusätzlich über Systemeinstellungen → Chat-Funktionen freigeschaltet. → Systemeinstellungen
• Microsoft 365 als Agenten-Quelle: Der Agent liest neue Nachrichten ab seinem letzten Stand. Nachrichten, die später mit älterem Eingangsdatum im Ordner landen (aus einem anderen Ordner verschoben oder wieder als ungelesen markiert), holt er nicht mehr ab.

Verwandt

• E-Mail-Postfächer (Feature)
• Ein E-Mail-Postfach als Quelle importieren
• Microsoft SharePoint einrichten – App-Registrierung, Zustimmung, Schnellstart
• Administration (Überblick)