Dokumente aus SharePoint holen

Dokumente aus SharePoint und OneDrive holen Sie sich über die Import-Seite in die Wissensbasis. Dafür melden Sie sich einmal bei Microsoft an — danach fragt CompanyWizard nicht mehr nach.

Voraussetzung

Ihre Administration muss die Microsoft-Anbindung eingerichtet haben. Fehlt der Tab SharePoint auf der Import-Seite oder meldet CompanyWizard „SharePoint nicht konfiguriert”, ist das noch nicht geschehen — wenden Sie sich an Ihre Administration. → Microsoft-/SharePoint-Anbindung einrichten

Schritt für Schritt

1. Import öffnen und den Tab „SharePoint” wählen.
2. „Aus SharePoint wählen” anklicken.
3. Beim ersten Mal melden Sie sich bei Microsoft an. Wie das abläuft, hängt davon ab, wie CompanyWizard bei Ihnen betrieben wird:
   • Im Browser: Die Seite wechselt zu Microsoft. Melden Sie sich mit Ihrem gewohnten Arbeitskonto an und bestätigen Sie die Zustimmung. Danach landen Sie wieder auf der Import-Seite — öffnen Sie den Import-Dialog erneut, wählen Sie wieder den Tab „SharePoint” und klicken Sie noch einmal auf „Aus SharePoint wählen”.
   • In der Desktop-Anwendung: Die Anmeldung öffnet sich in Ihrem Systembrowser. Anschließend meldet CompanyWizard, dass Sie angemeldet sind, und bittet um einen erneuten Klick auf „Aus SharePoint wählen” — dieser zweite Klick öffnet die Dateiauswahl.
4. In der Auswahl die gewünschten Dateien markieren und bestätigen.
5. Die Dateien werden importiert und durchlaufen danach denselben Weg wie jeder andere Import: Verarbeiten → Prüfen → Übernehmen. → Ein Dokument importieren und freigeben

Bei jedem weiteren Mal entfällt Schritt 3. Im Browser gilt die Anmeldung für Ihr Konto, nicht für dieses Gerät: Sie steht auch dann noch, wenn Sie später an einem anderen Rechner oder in einem anderen Browser arbeiten. In der Desktop-Anwendung gilt sie für dieses Gerät.

Sie waren schon einmal angemeldet und werden trotzdem weitergeleitet?

Stammt Ihre Anmeldung aus der Zeit vor der Umstellung auf die eine Microsoft-Anmeldung, fehlt ihr die SharePoint-Berechtigung. Der erste Klick schickt Sie deshalb noch einmal zu Microsoft — danach ist Ruhe.

Warum überhaupt eine Anmeldung bei Microsoft?

Weil CompanyWizard keine eigenen Rechte in SharePoint hat. Die Anwendung fragt Ihre Dokumente in Ihrem Namen ab — und dafür muss Microsoft wissen, wer Sie sind.

Zwei Dinge, die dabei oft gefragt werden:

• Ihr Kennwort sieht ausschließlich Microsoft. Sie geben es auf der Microsoft-Anmeldeseite ein, nicht in CompanyWizard. Die Anwendung bekommt es zu keinem Zeitpunkt und speichert es nirgends.
• CompanyWizard bekommt nur einen zeitlich begrenzten Ausweis („Token”), der auf Ihren Namen ausgestellt ist — und mit dem sich ausschließlich lesen lässt. Nichts wird geändert, geschrieben oder gelöscht.
• Wo dieser Ausweis liegt, hängt vom Betrieb ab. Im Browser verwahrt ihn der Server — verschlüsselt und getrennt je Benutzer; deshalb genügt eine Anmeldung für alle Ihre Geräte. In der Desktop-Anwendung liegt er auf dem Gerät selbst.

Die ausführliche Fassung für das Gespräch mit dem Datenschutz: Welche Zugriffe die Anwendung in SharePoint hat.

Was Sie danach sehen — und was nicht

Sie sehen genau das, was Sie in SharePoint ohnehin sehen dürfen. Nicht mehr und nicht weniger.

Das hat zwei praktische Folgen:

• Ein Kollege sieht in derselben Auswahl womöglich andere Ordner als Sie. Das ist kein Fehler, sondern spiegelt Ihre jeweiligen SharePoint-Berechtigungen.
• Fehlt Ihnen eine Site, die Sie erwarten, liegt es an Ihrer Berechtigung in SharePoint — nicht an CompanyWizard. Zuständig ist, wer die Site verwaltet.

Nur OneDrive, keine Team-Sites?

Erscheint der Hinweis „Ihr Konto hat nur Zugriff auf Ihr persönliches OneDrive — kein mandantenweiter Websitezugriff erteilt.”, hat Ihre Organisation der Anwendung den Zugriff auf Team-Sites nicht erteilt. Ihr persönliches OneDrive funktioniert normal weiter. Team-Sites schaltet Ihre Administration frei.

Was Sie importieren, sehen möglicherweise andere

Die SharePoint-Berechtigungen eines Dokuments gelten nicht automatisch in der Wissensbasis weiter. Sobald Sie ein Dokument übernehmen, entscheiden dort die Rollen und Vertraulichkeitsstufen von CompanyWizard darüber, wer es lesen darf. Prüfen Sie vertrauliche Dokumente daher vor dem Übernehmen. → RBAC & Vertraulichkeitsstufen

Wenn es nicht klappt

Was Sie sehen	Was zu tun ist
„SharePoint nicht konfiguriert.”	Die Anbindung fehlt noch — Administration ansprechen.
„Der SharePoint-Import ist derzeit nicht verfügbar.”	Meist eine abgelaufene Microsoft-Verbindung. Erneut verbinden; bleibt es dabei, Administration ansprechen.
„Die Anmeldung wurde abgebrochen oder die Zeit ist abgelaufen.”	Die Anmeldung wurde nicht zu Ende geführt — es wurde nichts geändert. Noch einmal auf „Aus SharePoint wählen” klicken.
Nach der Rückkehr von Microsoft ist die Import-Seite leer	Das ist kein Fehler: Der Import-Dialog schließt sich beim Seitenwechsel. Dialog erneut öffnen, Tab „SharePoint”, noch einmal klicken.
Die ausgewählten Dateien fehlen nach dem Import	Elemente ohne Downloadlink (z. B. Verknüpfungen oder OneNote-Abschnitte) werden übersprungen.

Ausführlich, samt der Meldungen, die Ihre Administration sieht: Fehlerbilder der Microsoft-Anbindung.

Verwandt

• Ein Dokument importieren und freigeben
• Welche Zugriffe die Anwendung in SharePoint hat
• Synchronisierte Artikel & der Sync-Button — für Vaults, die sich automatisch aus SharePoint füllen
• Fehlerbilder der Microsoft-Anbindung