Synchronisierte Artikel & der Sync-Button

Manche Vaults werden automatisch aus einer externen Quelle befüllt — einem Verzeichnis, einem Confluence-Space oder einem SharePoint-Ordner. Diese Seite erklärt, was das für Sie als Nutzer bedeutet: das Banner an synchronisierten Artikeln, das Übernehmen eines Artikels und den Button „Jetzt synchronisieren”.

Was ist ein synchronisierter Artikel?

Bei einem synchronisierten Artikel ist die externe Quelle führend: Ändert sich das Quelldokument, wird der Artikel beim nächsten Sync-Lauf überschrieben — auch dann, wenn Sie ihn zwischenzeitlich selbst bearbeitet haben. Ein Hinweis-Banner in der Artikelansicht und im Editor warnt genau davor. Speichern bleibt erlaubt (z. B. für einen schnellen Tippfehler-Fix), aber Ihre Änderung hält nur, bis sich die Quelle das nächste Mal ändert.

Erkennbar sind solche Artikel am Frontmatter-Feld sync_managed: true.

Einen Artikel dauerhaft übernehmen (Opt-out)

Wollen Sie einen Artikel eigenständig weiterpflegen, entfernen Sie im Editor das Feld sync_managed aus dem Frontmatter:

1. Artikel im Editor öffnen.
2. Im Frontmatter (dem Block zwischen den ----Zeilen oben) die Zeile sync_managed: true löschen.
3. Speichern.

Ab jetzt ist der Artikel eine eigenständige Kopie und wird nie wieder überschrieben. Die Kehrseite: Er erhält auch keine Updates aus der Quelle mehr — Änderungen am Quelldokument kommen bei ihm nicht mehr an.

Der Button „Jetzt synchronisieren”

Der Button erscheint oberhalb der Baumansicht der Wissensdatenbank, wenn beides zutrifft:

• der gewählte Vault ist das Ziel einer Sync-Konfiguration, und
• Sie dürfen dort schreiben (als Admin oder im eigenen persönlichen Vault).

Andernfalls ist er unsichtbar. Ein Klick startet den Lauf sofort; danach lädt die Baumansicht neu.

Ergebniszeile lesen

Nach dem Lauf erscheint eine Zusammenfassung: „Sync abgeschlossen: X neu, Y geändert, Z entfernt, F fehlgeschlagen.”

• „Für diesen Vault läuft bereits ein Sync.” — es läuft schon ein Lauf (Ihr Doppelklick oder der Zeitplan); es wird nichts doppelt gestartet, einfach abwarten.
• Eine rote Fehlerzeile nennt den Grund, wenn der Lauf fehlschlägt.

Desktop: „Anmelden & synchronisieren”

Ist bei einer SharePoint-Quelle die Microsoft-Anmeldung abgelaufen, zeigt der Button auf dem Desktop statt des normalen Labels „Anmelden & synchronisieren”:

1. Button anklicken — die Microsoft-Anmeldung öffnet sich im System-Browser.
2. Anmelden; es erscheint eine „Anmeldung erfolgreich”-Seite — das Browser-Fenster können Sie schließen.
3. Der Sync läuft direkt los. Danach laufen auch die geplanten Syncs wieder automatisch im Hintergrund.

Im Web steht an dieser Stelle stattdessen „Neuanmeldung durch Admin erforderlich” — wenden Sie sich an Ihre Administratorin bzw. Ihren Administrator. Zuständig ist dort die Person, der die Synchronisierung gehört: Sie verbindet ihr Microsoft-Konto unter Administration → Wissens-Sync auf der Karte „Microsoft-Verbindung für geplante SharePoint-Synchronisierungen” neu.

Archivierte Artikel

Wurde das Quelldokument gelöscht, hängt das Verhalten von der Admin-Einstellung ab: Der Artikel kann als archiviert markiert sein (status: archived) oder ganz verschwinden. Taucht das Quelldokument später wieder auf, wird ein archivierter Artikel automatisch reaktiviert.

Wie es weitergeht

• Knowledge-Base-Sync einrichten und betreiben — die Admin-Sicht: Quellen, Zeitplan, Berichte
• Ein Dokument oder einen Ordner archivieren
• Vertiefung: RBAC & Vertraulichkeit