Zum Inhalt springen
CompanyWizard

Einen Vault anlegen und Zugriffsrechte vergeben

Admin

Ein Vault ist ein abgegrenzter Wissensbereich — z. B. je Abteilung, Team oder Projekt. Über Rollen und Abteilungen steuern Sie, wer ihn sieht. Vaults verwalten Admins unter Administration → Wissensbereiche (Vaults).

Neuer Vault: Name und Slug, Beschreibung, Rollen und Abteilungen, speichern. Neuer Vault: Name und Slug, Beschreibung, Rollen und Abteilungen, speichern.

Schritt für Schritt

Section titled “Schritt für Schritt”
  1. Neuer Vault — in der Vault-Liste Neuer Vault wählen.
  2. Eckdaten — Name, Slug (technische Kennung — nach dem Anlegen nicht mehr änderbar) und optional eine Beschreibung.
  3. Zugriffsrechte — Erlaubte Rollen und Erlaubte Abteilungen festlegen. Nur wer eine passende Rolle/Abteilung hat, sieht den Vault und seine Inhalte.
  4. Speichern — der Vault erscheint in der Liste.

Das Formular „Neuer Tresor" mit den Feldern Name, Slug (mit Hinweis, dass er nicht mehr änderbar ist), Beschreibung, Erlaubte Rollen und Erlaubte Abteilungen.

Das Vault-Formular: Slug ist nach dem Anlegen fix; über Erlaubte Rollen/Abteilungen steuern Sie den Zugriff.

Gut zu wissen

Section titled “Gut zu wissen”
  • Teilbar: Über den Teilbar-Schalter geben Sie frei, ob der Vault geteilt werden darf (beachten Sie den Hinweis zur Freigaberegel im Kopf der Liste).
  • Vault-Typen: Badges kennzeichnen System-, Schreibgeschützt-, Persönlich-, Remote- und **Ausgeblendet-**Vaults. Persönliche Vaults gehören genau einer Person.
  • Inhalte erben die Regeln: Dokumente tragen zusätzlich eine eigene Vertraulichkeitsstufe — die RBAC greift auf Vault- und Dokumentebene.
  • Remote einbinden / Löschen: Externe Vaults lassen sich einbinden (Mount); nicht mehr benötigte Vaults können Sie löschen.

Beispiel: Vault für Abteilung X freigeben

Section titled “Beispiel: Vault für Abteilung X freigeben”

Ziel: ein Wissensbereich, den nur die Abteilung Vertrieb sieht — ohne dass Inhalte versehentlich woanders auftauchen.

  1. Vault anlegen wie oben; als Name z. B. „Vertrieb”, als erlaubte Abteilung Vertrieb und als erlaubte Rollen die Vertriebsrollen eintragen.
  2. Standardwerte setzen: Vergeben Sie passende Standard-Rollen/-Vertraulichkeit/-Clearance, damit neu hochgeladene Dateien automatisch korrekt vorbelegt sind — so entstehen keine versehentlich „offenen” Dokumente.
  3. Teilbar nur bewusst: Den Teilbar-Schalter nur aktivieren, wenn der Vault tatsächlich über die eigene Instanz hinaus (Pairing/Servermodus) bereitstehen soll. Andernfalls deaktiviert lassen.
  4. Frontmatter prüfen: Achten Sie darauf, dass importierte Dateien access-roles/classification/clearance-level tragen. Dateien ohne Frontmatter werden restriktiv behandelt — in geteilten Vaults bleiben sie damit eher unsichtbar als zu offen.
  5. Gegenprobe: Mit einem Test-Konto ohne Vertriebsrolle anmelden und prüfen, dass weder der Vault noch seine Inhalte in Browser und Suche erscheinen.

Hintergrund zum dreistufigen Modell: RBAC & Vertraulichkeitsstufen.

Wie es weitergeht

Section titled “Wie es weitergeht”