Diese Datenschutzerklärung betrifft ausschließlich die Verarbeitung von Registrierungs- und Lizenzdaten sowie von Support-Meldungen, die Sie aus der Anwendung absenden, durch evanto als Verantwortlicher (Art. 13/14 DSGVO). Sie betrifft nicht die Inhalte, die der Kunde in der Software verarbeitet — diese verbleiben in der Verantwortung des Kunden. Für das Managed-Add-on gilt zusätzlich der Auftragsverarbeitungsvertrag (Managed).
Stand: 04.10.2026
1. Verantwortlicher
evanto media GmbH, Brunnstraße 25, 93053 Regensburg · E-Mail: kontakt@evanto.de · Telefon: +49 941 94592-0 · Registergericht Regensburg, HRB 18746; USt-IdNr. DE209538293; Geschäftsführer: Dipl.-Ing. Ralf Manschewski, Dr. Sven von Känel. Datenschutz-Ansprechstelle: datenschutz@evanto.de; betriebliche Datenschutzbeauftragte (intern bestellt): Ute Manschewski, erreichbar über datenschutz@evanto.de.
2. Gegenstand
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Registrierung, Aktivierung, Lizenzprüfung und ggf. Abrechnung von CompanyWizard anfallen. Inhalte, die Sie in der Software nutzen (Chats, Dokumente, Wissensbasis), verarbeiten wir bei der self-hosted-Nutzung nicht. Ausgenommen sind Support-Meldungen, die Sie selbst aus der Anwendung absenden (Abschnitt 3); diese können Auszüge aus dem lokalen Protokoll enthalten.
3. Verarbeitete Daten, Zwecke und Rechtsgrundlagen
| Zweck | Datenarten | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Registrierung & Bereitstellung der Free-Edition | E-Mail-Adresse, Firmenname | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertraglich/Vertrag) |
| Double-Opt-In-Bestätigung | E-Mail-Adresse, Bestätigungszeitpunkt, Einwilligungsnachweis | Art. 6 Abs. 1 lit. a (Einwilligung) und f (Nachweis) |
| Aktivierung & Lizenzprüfung | gehashter Geräte-Fingerabdruck, IP-Adresse, Check-in-Zeitstempel, Lizenz-/Aktivierungs-ID | Art. 6 Abs. 1 lit. b und f (Lizenzdurchsetzung, Missbrauchsvermeidung) |
| Abrechnung kostenpflichtiger Editionen | Vertrags-/Rechnungsdaten, Ansprechpartner | Art. 6 Abs. 1 lit. b und c (gesetzliche Pflichten) |
| Kommunikation & Support | Kontakt- und Vorgangsdaten | Art. 6 Abs. 1 lit. b und f |
| Support-Meldungen aus der Anwendung | Meldungstext, Art der Meldung, Kontakt-E-Mail, Diagnosedaten, Protokoll-Zusammenfassung, ggf. vollständiges Protokoll, Lizenzkennung, Firmenname | Art. 6 Abs. 1 lit. a und b |
Support-Meldungen. Wenn Sie in CompanyWizard eine Meldung absenden, übermitteln wir nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung je Meldung die genannten Daten an unseren Support-Dienst. Zur Vorsortierung nutzen wir ein KI-Modell über die Cortecs GmbH (EU/EWR, ohne Speicherung der Inhalte); die Entscheidung trifft immer ein Mitarbeiter.
Berechtigtes Interesse (lit. f): Sicherstellung der lizenzkonformen Nutzung, Schutz vor Mehrfach-/Missbrauch, Betrieb und Sicherheit des Lizenzdienstes.
4. Empfänger / Auftragsverarbeiter
- E-Mail-Versand / Double-Opt-In / Benachrichtigungen zu Support-Meldungen: Brevo (EU) — als Auftragsverarbeiter.
- KI-Vorsortierung von Support-Meldungen: Cortecs GmbH (EU/EWR) — als Auftragsverarbeiter.
- Abrechnung: intern; keine Weitergabe an externe Dienstleister.
- Monitoring / Fehler-Tracking: Sentry (EU-Region) — als Auftragsverarbeiter, soweit das Lizenz-Backend mitüberwacht wird.
- Hosting des Lizenz- und Support-Dienstes: evanto-eigene Infrastruktur (Rechenzentrum R-KOM GmbH, Regensburg) in der EU/dem EWR.
Mit Auftragsverarbeitern bestehen Verträge nach Art. 28 DSGVO.
5. Drittlandübermittlung
Eine Verarbeitung findet grundsätzlich in der EU/dem EWR statt. Sofern im Einzelfall eine Drittlandübermittlung erfolgt, geschieht dies nur auf Grundlage der Art. 44 ff. DSGVO (Angemessenheitsbeschluss oder geeignete Garantien).
6. Speicherdauer
- Registrierungs-/Lizenzdaten: für die Dauer der Lizenz und bis zu 90 Tage danach (Reaktivierung, Missbrauchsschutz), anschließend Löschung.
- Aktivierungs-/Geräteobjekte: Löschung spätestens 90 Tage nach Lizenzende.
- Abrechnungs-/Buchungsdaten: gesetzliche Aufbewahrungsfristen (i. d. R. bis zu 10 Jahre, §§ 147 AO, 257 HGB).
- Einwilligungsnachweise (DOI): bis Widerruf zzgl. angemessener Nachweisfrist.
- Support-Meldungen: Protokoll-Anhänge werden 90 Tage nach Abschluss der Meldung gelöscht; Kontaktdaten und Nachrichteninhalte werden 24 Monate nach der letzten Aktivität anonymisiert.
7. Pflicht zur Bereitstellung
Die Bereitstellung der Registrierungs- und Aktivierungsdaten ist für die Nutzung der Software erforderlich. Ohne diese Daten kann die Software nicht aktiviert/genutzt werden.
8. Keine automatisierte Entscheidungsfindung
Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.
9. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3). Zudem besteht ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77); zuständig ist u. a. das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach.
Kontakt zur Ausübung Ihrer Rechte: evanto media GmbH, Brunnstraße 25, 93053 Regensburg, E-Mail kontakt@evanto.de.